Jak využít 360° zpětnou vazbu jako podklad pro klasické roční hodnocení? Zajímá lidi, co si o nich myslí ostatní, na co si dát při zavádění 360° zpětné vazby pozor a co je klíčové? Nejen o tom je rozhovor s Petrou Hořejší (PH), Human Resources Manager ASB Czech Republic, se kterou si povídaly Marta Fabiánová (MF) a Ivana Vasilis (IV).
Foto: Marta Fabiánová, na fotce vlevo: Ivana Vasilis, vpravo: Petra Hořejší
MF: Petro, můžete shrnout, co máte v ASB všechno na starosti?
PH: Já osobně? To by bylo na dlouho (smích). Zastřešuji HR oddělení a zároveň zodpovídám za plynulý chod kanceláří. Pracuji v ASB šestým rokem a začínala jsem v podstatě na „greenfieldu“. HR oddělení se postupně vybudovalo a agenda neustále narůstá. Primárně se věnuji celkové péči o zaměstnance, náboru, HR marketingu. Samozřejmě na to nejsem sama, mám skvělé kolegyně, které mi pomáhají. Nicméně konkrétně 360° zpětná vazba, o které si dneska chceme hlavně povídat, je ale v mé kompetenci.
Myšlenka využití 360° zpětné vazby vzešla zevnitř
MF: Jak se v ASB zrodila myšlenka využít 360° zpětnou vazbu?
PH: 360° zpětná vazba už u nás fungovala před mým nástupem, ale chtělo to upravit. Ze začátku se hodnocení dělala v Excelu, což při větším počtu zaměstnanců není možné. 360° zpětná vazba u nás vzešla z potřeby lidí, kteří chtěli vědět, co dělají dobře, v čem se mohou zlepšit, jaké jsou vize a možnosti ve vzdělávání. A chtěli to mít prostě oficiálně, černé na bílém, včetně možnosti ohodnotit sebe sama.
MF: Takže ta potřeba vznikla od koncových uživatelů?
PH: V podstatě ano, od jednotlivců. Ne že by po tom volali všichni (smích), ale myslím, že je lidskou přirozeností vědět, zda něco dělám dobře nebo špatně. Noví zaměstnanci, kteří přicházeli do ASB, měli často zkušenost z mezinárodních firem, kde je toto hodnocení, minimálně na roční bázi, běžnou záležitostí. Takže jsme se vlastně „nachytřili“ také od kolegů, kteří k nám nově přicházeli a měli své potřeby.
MF: Jak konkrétně vypadá realizace 360° zpětné vazby v ASB?
PH: 360° zpětnou vazbu spouštíme pravidelně každý rok v červnu, kdy je naše hlavní sezóna za námi. Končíme v červenci, ale 8× prodlužujeme, protože ne všichni jsou administrativně ukáznění (smích). Rozlišujeme zpětnou vazbu pro manažery a specialisty. Pro ty, kteří vedou týmy, jsou otázky strukturované jinak, protože řeší i jiné oblasti než specialisté. Obsah máme myslím standardní, nic neobvyklého. Ale narazili jsme třeba i na to, že otázky týkající se adaptačního procesu, nemají smysl pro kolegy, kteří jsou u nás déle než 10 let, protože si už adaptaci nepamatují. Tak jsme některé otázky upravovali i podle toho, jak dlouho u nás člověk pracuje.
Využíváme nejen 360° zpětnou vazbu, ale také 180° zpětnou vazbu. Vzájemně se skvěle doplňují
MF: Probíhá každý rok 360° zpětná vazba stejně?
PH: Střídáme 360° zpětnou vazbu a 180° zpětnou vazbu. Jednou za dva roky máme 360° zpětnou vazbu, kdy dávají zpětnou vazbu jak nadřízený, tak kolegové a podřízení. Jednou za dva roky realizujeme 180° zpětnou vazbu, do které vstupuje jen hodnocení nadřízeného a sebehodnocení, v případě manažerů i hodnocení podřízenými. Máme velmi stabilní týmy, takže opakování třistašedesátky každý rok by bylo velmi náročné a asi i zbytečné. Když víceméně neustále pracujete s těmi stejnými lidmi, tak ani není potřeba se jich tak často ptát. Kolikrát mi kolegové říkali “hele, já tam dám ctrl+c a ctrl+v” (smích), tak jsme se rozhodli, že se vzájemně budou hodnotit každý druhý rok.
MF: A co se děje po hodnocení?
PH: Ať již 360° nebo 180° zpětná vazba jsou podkladem pro celkové roční hodnocení s nadřízeným, které u nás probíhá v létě, kdy je možné řešit i věci, na které v běžném provozu není čas. Někdy jsem u toho přítomná i já, ale jen pokud je potřeba.
Tipy pro úspěšnou implementaci 360° zpětné vazby do firmy
MF: Máte nějaké tipy, jak na úspěšnou implementaci 360° zpětné vazby do firmy?
PH: Vlastnímu hodnocení předchází každý rok workshop, kde využívám prezentaci od Vás a ukážu lidem, k čemu je třistašedesátka dobrá. Myslím si, že tím jsme ten nástroj hodně podpořili. Zodpovím otázky, řeknu jim, proč je hodnocení důležité, a hlavně, řeknu to osobně. Kdybych to poslala jenom e-mailem, tak si to půlka lidí ani nepřečte.
MF: Je něco, co hodně oceňujete jako funkcionalitu nástroje pro třistašedesátku, a na co je dobré si dát případně pozor?
PH: Skvělé je, že jsou výstupy jasné a přehledné. Někdy máme v týmu málo podřízených nebo nedostatečný celkový počet hodnocení pro zachování anonymity. Systém nám tedy ukáže, že někde je příliš málo hodnotitelů, pak slučujeme kategorie, aby nebyl ve zprávě uveden jen jeden podřízený apod. Pro mne je důležité, že to není jen nějaký nástroj, klikací appka bez lidského faktoru.
MF: A čím Vás osobně přesvědčilo právě řešení TCC online?
PH: Já jsem přišla do ASB v době, kdy už s námi TCC online spolupracovalo a upřímně, i když jsem dostávala různé nabídky od konkurenčních firem, tak mě ani nenapadlo měnit. Narovinu říkám, že mi velmi vyhovuje spolupráce s Ivanou. Těch firem, které mají podobné nástroje, je moc, ale je to často hodně o kvantitě na úkor kvality. V tomhle jsme si jako firmy docela podobní. Nemáme nastřelené ceny, umíme normálně s klienty pracovat na individuální bázi a jsme flexibilní.
Výstupy a role manažerů v celkovém procesu hodnocení
IV: Petro, co se vlastně odehrává, co následuje, po vygenerování výstupů?
PH: Projdu si je, zda tam nejsou nějaké nejasnosti, které případně doladíme, a pak rozešlu výstupní zprávy na jednotlivé manažery. Ti mají za úkol si je přečíst a připravit se na hodnoticí pohovor se svým podřízeným. Na samotném pohovoru pak spolu s manažerem hodnotí celou roční, případně půlroční práci. My hodnocení realizujeme i s kolegy, kteří jsou u nás minimálně 4 měsíce. Společně si pak vysvětlí, proč je hodnocení takové, jaké je, nebo proč jsou někde velké rozdíly mezi sebehodnocením a hodnocením nadřízeného. A nastaví se další kroky a rozvoj.
IV: Jak důležitou součástí celého procesu hodnocení je 360° zpětná vazba? Je její role pouze doplňková, nebo zásadní?
PH: Pro nás je zpětná vazba z třistašedesátky nebo stoosmdesátky určitě klíčová. Je však zároveň součástí celého konceptu hodnocení, který probíhá průběžně, většinou na měsíční bázi. V tomto si myslím, že už jsou naši manažeři poučení – kolegové zpětnou vazbu potřebují pravidelně, ať už třeba jenom na 10 minut. 360° nebo 180° zpětná vazba je tedy takovou „třešničkou na dortu“.
IV: Máte v ASB v souvislosti s realizací 360° zpětné vazby nějakou negativní zkušenost?
PH: Že by třeba někdo dal výpověď? Tady Vás asi nepřekvapím, nic nestandardního jsme na základě třistašedesátky neřešili. Pokud je někde nějaký problém, tak o něm víme dlouhodobě a 360° zpětná vazba to většinou jen potvrdí.
Doporučení závěrem: stručně a nezapomeňte na remindery
MF: Co byste doporučila začínajícímu kolegovi nebo kolegyni, když chce zavádět 360° zpětnou vazbu?
PH: Ať se snaží otázky co nejvíc přizpůsobit lidem a dělat to stručně, jasně a přehledně.
MF: Kolik otázek je podle Vás „hodně stručná“ třistašedesátka?
PH: Maximálně 20–25. Několik otázek je tzv. otevřených, a pokud chcete dát opravdu podnětnou zpětnou vazbu, tak to pak chce čas, který vyplňování dotazníku musíte věnovat.
MF: Kromě stručnosti, máte ještě nějakou radu?
PH: Posílat remindery na vyplnění častěji. (smích)
MF: Petro, moc děkujeme za rozhovor i všechny podněty. Věřím, že mohou inspirovat řadu lidí.
PH: Také děkuji.
